Документооборот в Битрикс24: договоры и акты
В Битрикс24 можно формировать договоры, счета и акты прямо из карточки сделки по шаблонам: реквизиты клиента, товары и суммы подставляются автоматически. Документ согласуют бизнес-процессом, отправляют клиенту из CRM и хранят в карточке. Так менеджер не собирает договор вручную в Word, а руководитель видит, какие документы подписаны, а какие ещё нет.
Что можно делать с документами
| Задача | Как это выглядит |
|---|---|
| Создать по шаблону | договор, счёт, акт с данными из сделки и реквизитами компании |
| Согласовать | бизнес-процесс проводит документ через юриста, финансиста, директора |
| Отправить клиенту | ссылкой, по почте или в мессенджере из карточки |
| Подписать | электронная подпись через сервисы подписания, доступность зависит от тарифа |
| Хранить | файлы в карточке сделки и на Диске с правами доступа |
| Найти | поиск по клиенту, номеру, дате |
Шаблоны документов
Шаблон готовят один раз: загружают документ с метками, на место которых подставятся данные. Например, название компании клиента, ИНН, номер договора, список товаров и сумма. Номера документов могут присваиваться автоматически по порядку.
Хорошее правило: сначала навести порядок в реквизитах клиентов в CRM. Если у половины компаний не заполнен ИНН, шаблон будет давать документы с пустыми строками.
Согласование договоров
Если договор нестандартный, его согласуют до отправки клиенту. Бизнес-процесс отправляет договор юристу, затем финансовому директору, а при большой сумме — директору. Каждый может утвердить, вернуть с комментарием или отклонить. История согласования сохраняется.
Когда документы остаются в 1С
Закрывающие документы для бухгалтерии — акты, счета-фактуры, УПД — часто формируют в 1С. Тогда в Битрикс24 нужен обмен: документ из 1С появляется в сделке, а менеджер видит, что он отправлен. Это настраивается интеграцией.
С чего начать
- Собрать реквизиты своих юрлиц и проверить реквизиты клиентов.
- Сделать шаблоны трёх главных документов: договора, счёта, акта.
- Настроить согласование для нестандартных договоров.
- Решить, где формируются закрывающие документы — в Битрикс24 или в 1С.
Частые ошибки
- шаблонов слишком много, и менеджеры выбирают не тот;
- реквизиты клиентов не заполнены, и документы выходят с ошибками;
- согласование идёт по почте, а в Битрикс24 только финальный файл;
- нет единого места хранения, и подписанный договор ищут по почте.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает шаблоны документов, согласование и обмен с 1С. На бесплатном аудите портала мы посмотрим, как сейчас готовят договоры, и предложим, что автоматизировать.