Согласование счетов в Битрикс24 бизнес-процессом
Согласование счетов поставщиков — одна из первых задач, которую стоит перенести в Битрикс24 из почты и мессенджеров. Сотрудник загружает счёт, руководитель утверждает его в один клик, а бухгалтер получает задание оплатить только согласованные счета. Для этого используют бизнес-процесс в универсальном списке или смарт-процессе. В Битрикс24 есть готовый процесс «Счёт на оплату», его можно взять за основу и доработать под свои правила.
Как выглядит процесс
- Сотрудник создаёт заявку. Прикрепляет счёт, указывает поставщика, сумму, срок оплаты и статью расходов.
- Руководитель отдела согласует. Утверждает, отклоняет или возвращает с комментарием.
- Финансовый директор подключается при большой сумме. Например, если счёт больше 100 000 ₽.
- Бухгалтер получает задание на оплату. Оплачивает и отмечает дату оплаты.
- Инициатор получает уведомление, что счёт оплачен.
Какие поля нужны
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Поставщик | искать счета по контрагенту |
| Сумма | ветвление процесса и отчёт по расходам |
| Срок оплаты | приоритет для бухгалтера |
| Статья расходов | бюджет и управленческий учёт |
| Файл счёта | чтобы бухгалтер не искал счёт в почте |
| Связь со сделкой или проектом | видеть расходы по проекту |
| Статус | на согласовании, согласован, отклонён, оплачен |
Где вести счета
- Универсальный список — простой вариант для небольшой компании. Бизнес-процесс запускается при добавлении элемента.
- Смарт-процесс — если нужны стадии в канбане, связь со сделками и роботы. Удобно, когда счетов много и их нужно видеть в разрезе проектов.
Как сделать ветку по сумме
В бизнес-процессе добавляют условие: если сумма больше порога — счёт уходит на второе согласование, если меньше — сразу бухгалтеру. Так директор не тратит время на мелкие счета, а крупные платежи не проходят без него.
Что ещё стоит настроить
- Сроки согласования. Если руководитель не ответил за день, процесс напоминает ему или передаёт заместителю.
- Отчёт по счетам. Сколько счетов на согласовании, сколько оплачено, какие расходы по статьям.
- Права доступа. Сотрудник видит свои заявки, бухгалтер — согласованные, директор — все.
Частые ошибки
- согласование идёт в чате, а в Битрикс24 только загружают файлы;
- нет поля «Срок оплаты», и бухгалтер оплачивает в порядке поступления;
- процесс длиннее, чем нужно: пять согласующих на каждый счёт;
- нет статуса «Оплачен», и инициатор переспрашивает бухгалтера.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает согласование счетов и договоров бизнес-процессами под вашу структуру. На бесплатном аудите портала мы посмотрим, как сейчас согласуют платежи, и предложим схему.