Бизнес-процессы Битрикс24: когда нужны вместо роботов
Роботы в Битрикс24 подходят для простых действий на стадии сделки: поставить задачу, отправить письмо, заполнить поле. Бизнес-процессы нужны, когда логика сложнее: согласование с несколькими участниками, ветвление по условиям, циклы, ожидание решения человека или работа вне CRM, например с заявками на отпуск или оплату счетов. Хорошее правило: начинайте с роботов, а бизнес-процесс стройте, когда роботы уже не справляются.
Чем они отличаются
| Роботы | Бизнес-процессы | |
|---|---|---|
| Где настраиваются | на стадиях сделки, лида или смарт-процесса | в визуальном конструкторе схемы |
| Логика | действие при попадании на стадию | последовательность шагов с условиями и ветками |
| Участники | обычно один ответственный | несколько людей по очереди или параллельно |
| Сложность настройки | простая, без схем | нужно продумать схему |
| Где работают | в CRM | в CRM, в списках, на Диске |
Когда нужен бизнес-процесс
Согласование. Договор нужно последовательно согласовать с юристом, финансистом и директором. Каждый может утвердить или вернуть на доработку с комментарием.
Ветвление. Если сумма сделки больше 500 000 ₽, нужна подпись директора, а если меньше — достаточно руководителя отдела. Роботы умеют запускаться по условию, но сложную логику с несколькими ветками удобнее собрать в бизнес-процессе.
Циклы и возвраты. Документ возвращается на доработку, пока его не утвердят. Роботы такой цикл не построят.
Процессы вне продаж. Заявка на отпуск, служебная записка, оплата счёта поставщику, закупка. Их ведут в универсальных списках, и бизнес-процесс проводит заявку по шагам.
Ожидание решения человека. Процесс останавливается и ждёт, пока участник нажмёт «Утвердить» или «Отклонить», а потом идёт дальше по нужной ветке.
Когда лучше остаться на роботах
- Нужно одно-два действия на стадии.
- Логика укладывается в «если сделка на этой стадии — сделай это».
- Команда небольшая, и усложнять настройку нет смысла.
Роботы проще поддерживать: их видно прямо на стадиях воронки, и менеджер понимает, что происходит.
Пример: согласование скидки
- Менеджер указывает в сделке скидку больше 10%.
- Бизнес-процесс отправляет руководителю задание «Согласовать скидку».
- Руководитель утверждает или отклоняет с комментарием.
- Если утвердил — процесс меняет поле и уведомляет менеджера. Если отклонил — возвращает сделку с комментарием.
Советы по внедрению
- Нарисуйте процесс на бумаге. Сначала договоритесь с участниками о шагах, а потом переносите схему в конструктор.
- Начните с одного процесса. Например, согласования договоров. Отладьте его, а потом переходите к следующим.
- Тестируйте на копии. Запустите процесс на тестовой сделке или заявке.
- Назначьте владельца. Кто-то должен отвечать за процесс и вносить изменения.
Доступность бизнес-процессов и их возможности зависят от тарифа Битрикс24 — проверьте это до начала настройки.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает роботов и бизнес-процессы под реальные задачи компании. На бесплатном аудите портала мы покажем, где хватит роботов, а где нужен бизнес-процесс.