Роботы в CRM Битрикс24: что умеют и как настроить
Робот в Битрикс24 — это автоматическое действие, которое срабатывает, когда сделка или лид попадает на определённую стадию. Например: сделка перешла в «Счёт выставлен» — робот отправил клиенту письмо со счётом и поставил менеджеру задачу проверить оплату через 3 дня. Роботы настраиваются без программиста, прямо в воронке, и снимают с менеджеров большую часть рутины.
Как устроены роботы
Роботы привязаны к стадиям. Для каждой стадии воронки можно добавить несколько роботов. Когда элемент CRM попадает на стадию, роботы запускаются по очереди: сразу, через заданное время или при выполнении условия.
У каждого робота три настройки:
- Что сделать — действие: задача, письмо, SMS, изменение поля, создание документа.
- Когда — сразу, с задержкой, в определённое время или после завершения другого робота.
- Условие — например, только если сумма сделки больше 100 000 рублей или источник — сайт.
Что такое триггеры
Триггер — обратная сторона робота. Робот делает что-то, когда сделка пришла на стадию. Триггер переводит сделку на стадию, когда произошло событие:
- клиент оплатил счёт;
- пришло письмо или сообщение в чат;
- клиент открыл письмо или перешёл по ссылке;
- поступил звонок;
- менеджер завершил задачу.
Вместе роботы и триггеры дают цепочку: событие → смена стадии → набор действий.
Что умеют роботы
| Группа | Примеры действий |
|---|---|
| Задачи и дела | поставить задачу, запланировать звонок или встречу, напомнить ответственному |
| Клиенту | отправить письмо, SMS, сообщение в мессенджер, ссылку на оплату |
| Документы | сформировать договор или счёт по шаблону и прикрепить к сделке |
| Данные | изменить поле, сменить ответственного, добавить наблюдателя |
| Контроль | уведомить руководителя, если сделка долго стоит на стадии |
| Связи | создать новую сделку в другой воронке, запустить бизнес-процесс |
Набор доступных роботов зависит от тарифа Битрикс24 и установленных приложений.
5 роботов, с которых стоит начать
- Задача на новую заявку. Как только появляется лид или сделка, менеджеру ставится задача «Связаться с клиентом» со сроком 15–30 минут.
- Контроль реакции. Если через час заявка всё ещё на первой стадии — уведомление руководителю.
- Письмо после встречи. Сделка перешла в «КП отправлено» — клиенту уходит письмо с предложением, менеджеру — задача перезвонить через 2 дня.
- Ожидание оплаты. На стадии «Счёт выставлен» — напоминание клиенту через 3 дня, если оплата не пришла.
- После продажи. Сделка успешна — через месяц менеджеру задача узнать, всё ли в порядке, и предложить следующий продукт.
Как настроить первого робота
- Откройте CRM → Сделки и нажмите «Роботы» в правом верхнем углу.
- Выберите воронку и нужную стадию.
- Нажмите «Добавить» и выберите действие, например «Поставить задачу».
- Заполните настройки: название задачи, ответственный (обычно «Ответственный за сделку»), срок.
- Укажите, когда запускать: сразу или с задержкой.
- Сохраните и проверьте на тестовой сделке.
Обязательно тестируйте роботов на одной-двух сделках, прежде чем запускать на всю базу. Робот, который по ошибке отправил письмо тысяче клиентов, отменить нельзя.
Роботы или бизнес-процессы
Роботы подходят для линейных сценариев «стадия → действие». Если нужен сложный маршрут с ветвлениями, согласованиями нескольких людей, циклами и расчётами — используют бизнес-процессы. Они мощнее, но сложнее в настройке и сопровождении. Хорошее правило: всё, что можно сделать роботами, делайте роботами.
Частые ошибки
- Слишком много роботов. Менеджер получает 20 задач по одной сделке и перестаёт их читать.
- Нет условий. Робот отправляет письмо даже тем клиентам, у которых нет почты, или по сделкам из другой воронки.
- Роботы на неправильной стадии. Сделки «перепрыгивают» стадии, и роботы не срабатывают.
- Нет ответственного за автоматизацию. Через год никто не помнит, зачем нужен каждый робот.
- Не учли лимиты. На некоторых тарифах есть ограничения на число запусков и выполняемых действий.
Что даёт автоматизация
Правильно настроенные роботы не дают заявкам теряться, напоминают о клиентах в нужный момент и экономят менеджерам время на однотипных письмах и задачах. Руководитель получает предсказуемый процесс: каждая сделка проходит одни и те же шаги.
Если хотите автоматизировать отдел продаж, но не знаете, с чего начать, запишитесь на бесплатный аудит: мы посмотрим вашу воронку и предложим набор роботов под ваши продажи.