Генерация документов роботом: счёт и акт без рук
Робот в Битрикс24 может сам создать документ по шаблону, когда сделка переходит на нужную стадию: договор на стадии «Договор», счёт на стадии «Счёт», акт после «Успешно». Документ собирается из данных сделки и карточки клиента, и его можно сразу отправить клиенту по почте или поставить менеджеру задачу проверить. Менеджер не тратит время на рутину, а документы не забываются.
Типичный сценарий
| Стадия сделки | Что делает робот |
|---|---|
| Договор | создаёт договор по шаблону, ставит задачу юристу проверить |
| Счёт | создаёт счёт и отправляет клиенту письмом |
| Оплата получена | уведомляет менеджера и бухгалтера |
| Успешно | создаёт акт и отправляет клиенту |
Что подготовить
- шаблоны документов в конструкторе с полями сделки и реквизитами;
- заполненные реквизиты компаний-клиентов;
- товары в сделке с ценами и количеством;
- обязательные поля на стадиях, чтобы робот не создал пустой документ.
Где бывают ошибки
- в карточке клиента нет реквизитов, и документ выходит без ИНН;
- нумерация документов не настроена, номера повторяются;
- робот срабатывает при каждом возврате на стадию и создаёт дубли;
- документ уходит клиенту без проверки, хотя сумма спорная.
Поэтому для договоров лучше оставлять проверку человеком, а счета и акты отправлять автоматически, когда данные заполнены правильно.
Связь с 1С
Если документы потом нужны в 1С, лучше настроить обмен, чтобы не создавать их дважды. Тогда счёт из Битрикс24 попадает в 1С, а оплата возвращается в сделку.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает шаблоны и роботов, которые сами готовят документы по сделке. На бесплатном аудите портала посмотрим, какие документы у вас сейчас делаются вручную.