Обязательные поля по стадиям: как заставить менеджеров заполнять CRM
Менеджеры не заполняют CRM, когда не понимают, зачем это нужно, или когда полей слишком много. Обязательные поля по стадиям решают проблему мягко: на старте сделки менеджер заполняет минимум, а дополнительные данные система требует только тогда, когда они реально появляются. Например, сумму — при отправке КП, причину отказа — при закрытии сделки. Без них сделку нельзя перевести дальше.
Почему не работает «всё обязательно сразу»
Если при создании сделки нужно заполнить двадцать полей, менеджер будет ставить прочерки и случайные значения. Отчёты по таким данным хуже, чем без них. Поэтому поле должно становиться обязательным в тот момент, когда менеджер знает ответ.
Пример настройки
| Стадия | Обязательные поля |
|---|---|
| Новая заявка | телефон или почта, источник |
| Квалификация | потребность, предполагаемый бюджет |
| КП отправлено | сумма сделки, файл КП |
| Договор | компания с реквизитами, дата начала |
| Успешно | фактическая сумма, дата оплаты |
| Провал | причина отказа |
Как настроить в Битрикс24
- Откройте настройки поля в карточке сделки.
- Включите обязательность не для всех стадий, а для выбранных.
- Отметьте стадии, начиная с которых поле должно быть заполнено.
- Проверьте на тестовой сделке: при переходе на стадию система попросит заполнить поле.
Так же настраивают обязательные поля для разных воронок: в каждой — свои правила.
Какие поля стоит делать обязательными
- Источник — без него не понять, какая реклама работает.
- Сумма — без неё нет прогноза выручки.
- Причина отказа — без неё не исправить потери.
- Следующий шаг — дело или задача, чтобы сделка не повисла.
Чего не делать
- не делайте обязательным поле, которое менеджер не может знать на этой стадии;
- не используйте свободный текст там, где нужен список;
- не добавляйте обязательные поля без объяснения команде, зачем они.
Как поддерживать порядок
- раз в месяц смотрите, какие значения выбирают чаще всего: если «другое», список нужно доработать;
- показывайте менеджерам отчёты, построенные на их данных, — так видно, зачем заполнять;
- проверяйте, что роботы и интеграции не ломаются при новых обязательных полях.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает обязательные поля, стадии и отчёты так, чтобы CRM заполнялась без давления на менеджеров. На бесплатном аудите портала мы посмотрим, каких данных вам не хватает для управления продажами.