Проекты и группы в Битрикс24
Рабочая группа в Битрикс24 — это пространство для постоянной команды: отдела, направления, клиента на сопровождении. Проект — то же пространство, но со сроками начала и окончания и с целью, которую нужно достичь. Внутри у обоих есть задачи, канбан, файлы, календарь, лента обсуждений и чат. Правильно устроенные проекты помогают руководителю видеть, что происходит, без еженедельных совещаний «что у кого».
Группа или проект
| Рабочая группа | Проект | |
|---|---|---|
| Для чего | постоянная работа команды | работа с началом и концом |
| Сроки | нет | дата начала и окончания |
| Примеры | отдел маркетинга, клиент на сопровождении | запуск сайта, открытие филиала, внедрение CRM |
| Итог | процесс идёт постоянно | проект закрывают, когда цель достигнута |
Что внутри
- Задачи — список, канбан по стадиям, диаграмма Ганта для сроков и зависимостей.
- Файлы — общий диск проекта с правами доступа.
- Календарь — встречи и события команды.
- Лента и чат — обсуждения в одном месте, а не в личных переписках.
- Участники и роли — владелец, модераторы, участники.
- Скрам — для команд, которые работают спринтами.
Как организовать проекты
- Один проект — одна цель. «Запуск интернет-магазина», а не «Разное по сайту».
- Стадии канбана под процесс. Например: в очереди, в работе, на проверке, готово.
- Задачи с ответственным и сроком. Без них проект превращается в чат.
- Владелец проекта. Человек, который отвечает за результат и раз в неделю смотрит прогресс.
- Шаблоны задач. Для повторяющихся проектов, например подключения нового клиента.
Внешние участники
В проект можно пригласить подрядчика или клиента как внешнего пользователя. Он видит только этот проект, а не весь портал. Так удобно вести совместные работы без переписки в почте.
Как руководителю следить за проектами
- список проектов с просроченными задачами;
- диаграмма Ганта для проектов с жёсткими сроками;
- отчёт по нагрузке участников;
- закрытые проекты переносят в архив, чтобы не мешали.
Частые ошибки
- проектов больше, чем людей, и в половине нет движения;
- проект без владельца;
- обсуждения в мессенджерах, а в проекте только задачи;
- закончившиеся проекты не закрывают.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает задачи и проекты в Битрикс24 и обучает команду работать в них по одним правилам. На бесплатном аудите портала мы посмотрим, как сейчас устроена работа ваших команд.