Задачи в Битрикс24: как ставить, чтобы выполняли
Задачу в Битрикс24 выполняют, когда в ней понятно, что сделать, кто отвечает, к какому сроку и как проверить результат. Большинство проблем возникает не из-за сотрудников, а из-за формулировки: «Разобраться с клиентом» без срока и без ожидаемого результата так и останется в списке. В Битрикс24 для этого есть всё нужное: роли участников, крайний срок, чек-листы, контроль после завершения и шаблоны.
Как сформулировать задачу
- Название — действие и результат. Не «Сайт», а «Обновить цены на странице услуг».
- В описании — критерий готовности. Что должно получиться и как это проверить.
- Крайний срок. Без срока задача не попадает в просроченные и теряется.
- Один ответственный. Если отвечают трое, не отвечает никто.
Роли в задаче
| Роль | Кто это |
|---|---|
| Постановщик | ставит задачу и принимает результат |
| Ответственный | один человек, который выполняет задачу |
| Соисполнители | помогают, но не отвечают за итог |
| Наблюдатели | следят за ходом и получают уведомления |
Полезные настройки
- Чек-лист. Разбивает задачу на шаги. Видно, сколько сделано.
- Контроль результата. После завершения задача возвращается постановщику на проверку. Подходит для важных задач.
- Результат задачи. Ответственный отмечает комментарий как итог работы — так не нужно искать его в переписке.
- Учёт времени. Видно, сколько часов ушло на задачу.
- Шаблоны. Для повторяющихся задач с одинаковым набором шагов.
- Регулярные задачи. Создаются автоматически, например каждый понедельник.
- Связь с CRM. Задачу можно привязать к сделке или клиенту.
Как организовать работу с задачами
- Договоритесь о правилах. Все задачи — только в Битрикс24, не в мессенджерах.
- Разбирайте просроченные. Раз в неделю руководитель смотрит, какие задачи просрочены и почему.
- Используйте «Мой план» или канбан. Сотрудник раскладывает задачи по дням и видит нагрузку.
- Не превращайте задачи в чат. Обсуждение — в комментариях, итог — в результате задачи.
Частые ошибки
- задачи без срока и без описания;
- несколько ответственных вместо одного;
- постановщик закрывает задачу сам, не проверив результат;
- задачи ставят голосом или в мессенджере, и они нигде не фиксируются.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает задачи и проекты в Битрикс24 и проводит обучение для команды, чтобы задачи ставили одинаково. На бесплатном аудите портала мы посмотрим, как сейчас работают с задачами в вашей компании.
Читайте также