Согласование договоров в Битрикс24
Согласование договора в Битрикс24 строят бизнес-процессом: менеджер запускает его из сделки, договор по очереди или одновременно получают юрист, финансист и руководитель, каждый утверждает или возвращает с комментарием. Процесс помнит, кто и когда согласовал, хранит версии файла и не даёт отправить клиенту договор, который не прошёл все этапы. Главное — заранее договориться о маршруте и сроках, иначе автоматизация повторит хаос из почты.
Маршрут согласования
| Вариант | Как работает | Когда подходит |
|---|---|---|
| Последовательный | юрист → финансист → директор | каждый следующий должен видеть правки предыдущего |
| Параллельный | юрист и финансист одновременно, затем директор | нужно быстрее, замечания не зависят друг от друга |
| С условием | директор подключается, только если сумма больше порога | много типовых договоров и немного крупных |
Как выглядит процесс
- Менеджер загружает договор в сделку и запускает согласование.
- Юрист проверяет условия: утверждает, отклоняет или возвращает с комментарием.
- Финансист проверяет оплату и сроки.
- При крупной сумме подключается директор.
- После всех согласований договор получает статус «Согласован», а менеджер — задачу отправить его клиенту.
Возврат на доработку
Если договор вернули, менеджер загружает новую версию, и процесс начинается заново с того участника, который вернул документ, или с начала — как договоритесь. Старые версии сохраняются, и видно, что изменилось.
Сроки и контроль
- у каждого согласующего — срок, например один рабочий день;
- если срок прошёл, процесс напоминает, а затем уведомляет руководителя;
- в отчёте видно, сколько договоров на согласовании и где они задерживаются.
Что ещё настроить
- Шаблоны. Типовой договор формируется из карточки сделки, и его можно согласовывать по упрощённому маршруту.
- Протокол разногласий. Если клиент прислал правки, их тоже прогоняют через юриста.
- Подписание. После согласования договор отправляют на подпись, в том числе электронную, если она подключена.
- Стадия сделки. Сделка не переходит на стадию «Договор подписан», пока договор не согласован.
Частые ошибки
- маршрут слишком длинный: пять согласующих для типового договора;
- согласующие отвечают в чате, а не в процессе;
- нет сроков, и договор неделю лежит у одного человека;
- менеджер отправляет клиенту несогласованную версию.
Когда нужна помощь
Сэтап настраивает согласование договоров и счетов под вашу структуру и правила. На бесплатном аудите портала мы разберём, как сейчас согласуются документы, и предложим маршрут.