Автоматическое создание сделок из почты
Чтобы заявки из почты не терялись, в Битрикс24 подключают общий ящик к CRM. Каждое новое письмо от неизвестного адреса создаёт лид или сделку, а письмо от известного клиента попадает в его карточку. Дальше роботы назначают ответственного, ставят задачу и напоминают, если менеджер не ответил. Настройка занимает час, а главный выигрыш — каждое письмо видно в CRM, а не только в почте одного сотрудника.
Как это работает
- В разделе почты подключают ящик: корпоративный, Яндекс, Mail.ru или другой по IMAP.
- Включают интеграцию ящика с CRM.
- Выбирают, что создавать из нового письма: лид или сделку с контактом.
- Указывают, кому распределять: одному менеджеру или по очереди нескольким.
- Письма от уже известных клиентов привязываются к их карточкам.
Какой ящик подключать
| Ящик | Подходит |
|---|---|
| Общий ящик заявок (info@, sales@) | да, это основной сценарий |
| Личные ящики менеджеров | да, чтобы переписка сохранялась в CRM |
| Ящик бухгалтерии | лучше без создания сделок, иначе CRM заполнится счетами |
Правила, которые стоит настроить
- Исключения. Рассылки, уведомления сервисов и письма коллег не должны создавать сделки. Добавьте их адреса и домены в исключения.
- Распределение. Если менеджеров несколько, включите очередь, чтобы заявки шли по кругу.
- Источник. Укажите источник «Электронная почта», чтобы видеть его в отчётах.
- Ответ из CRM. Менеджер отвечает прямо из карточки, письмо уходит с общего адреса и сохраняется в истории.
Роботы после создания сделки
- поставить задачу ответственному «Ответить на письмо» со сроком;
- если ответа нет через час — уведомить руководителя;
- отправить клиенту автоответ «Получили ваше письмо»;
- перевести сделку на следующую стадию, когда менеджер ответил.
Готовый набор роботов для отдела продаж — в статье 10 роботов для отдела продаж.
Как избежать дублей
Включите контроль дубликатов по почте и телефону. Если клиент пишет с нового адреса, менеджер объединяет карточки вручную. Раз в месяц полезно смотреть отчёт по дублям.
Частые ошибки
- подключили ящик без исключений, и CRM заполнилась рассылками;
- письма создают лиды, а менеджеры работают только со сделками;
- нет срока ответа, и письма лежат днями;
- переписку ведут из личной почты, и при увольнении менеджера история пропадает.
Когда нужна помощь
Сэтап подключает почту к CRM, настраивает распределение, роботов и контроль ответов. Посмотрим, сколько заявок теряется сейчас, на бесплатном аудите портала.